Doğru şekilde sonuçlandığında toplantılar herkesin işini kolaylaştırabilir. Sadece 5 dakikalık bir konuşma ile zaman ve para tasarrufu sağlayabilirsiniz. Ama çoğunlukla bu böyle olmaz, toplantılar sadece takviminizi doldurur ve zamanınızı boşa harcamış hissi verir.
Amerika’da yapılan bir araştırmaya göre aylık rutin toplantılara ortalama 62 çalışan katılıyor. Bu toplantıların yarısı ise zaman kaybı olarak görülüyor. Bu verimsiz toplantılara aylık ortalama 31 saat harcanıyor. Sadece ABD’de bu verimsiz toplantıların yıllık maliyeti ortalama 37 milyar dolar olarak öngörülüyor.
Peki, etkili ve verimli bir toplantı nasıl dizayn edilmeli?
İşte size toplantılarınızı daha verimli kılarak ajandanızın kontrolünü yeniden ele almak için 9 yol:
1. Önceden belirlenmiş bir toplantı gündeminiz olmalı
Katılımcıların toplantıya önceden sıkı bir şekilde hazırlanmış olarak gelmeleri her zaman işe yarar. Önceden toplantı gündemini belirlemek ve bu bilgiyi zamanında katılımcılarla paylaşmak, onların toplantıya hazırlıklı gelmelerine olanak sağlayacaktır.
2. Toplantıya bir kişinin liderlik etmesi sağlanmalı
Toplantı gündeminden sapmamak ve asıl konuya odaklanarak toplantıyı sürdürebilmek için katılımcılar tarafından güvenilen ve saygı duyulan bir kişinin toplantıyı yönetmesi kargaşaya mahal vermeden daha verimli geçen bir toplantı yapmanıza yardımcı olacaktır.
3. Mobil cihazlarınızdan uzak durun
Gün içerisinde gelen e-postalar, telefon aramaları, SMS mesajları arasında içinde bulunulan toplantıya odaklanabilmek oldukça zor olacaktır.
Mümkünse toplantı esnasında mobil cihazlarınızı kapalı ya da uzağınızda bulundurun.
4. Toplantılarınızda 4-7 kişiden fazla katılımcıdan kaçının
“Horozu çok olan köyde sabah geç olur.” Bu sözden yola çıkarak çok fazla katılımcı sayısı toplantının verimsiz geçmesine neden olacaktır.
Biraz nazik olmak kaydıyla, geçmiş katılımlara ya da beklentilere bakmadan sadece katkı sağlayabilecek kişileri toplantıya davet edin.
5. “İsviçre Treni Yaklaşımı”nı Benimseyin
Ekibiniz zamanlama konusunda sorun yaşıyorsa toplantınızı 9:23, 9:44 gibi spesifik saatlere ayarlayın ve toplantı süresini belirlerken de bu yaklaşımı sürdürün.
Bu şekilde spesifik saatler belirlemek toplantının başından sonuna kadar katılımcıların ilgi ve katılım düzeyini yüksek tutmaya yarayacaktır. (Ayrıca boş konuşmalarla vakit kaybetmeyi de önleyecektir.)
6. Güncellemeleri e-posta ile paylaşın
Bir konuda yapılan toplantıdan sonra aynı konu ile ilgili yeni gelişmeler için üst üste toplantılar yapmak ekibinizin yorulmasına neden olacaktır. Bu yöntemle ekibinizin keskin düşünebilme ve yargıya varabilme güçlerini de tüketiyor olabilirsiniz.
Bunun yerine eğer durum güncellemelerini e-posta yoluyla paylaşmanız mümkünse, toplantı yapmayı tercih etmeyin.
7. Ofis dışında toplantı
Bir masanın etrafında oturarak yapılan toplantı iyi ve güzel olabilir fakat eğer toplantı esnasında evraklara ihtiyacınız olmayacaksa neden bu toplantıyı açık hava da yaza bir yürüyüş halinde yapmayı denemiyorsunuz?
Eğer iki kişilik bir toplantı gerçekleştirecekseniz bunu yakınlardaki bir kafede yapmak daha konforlu ve rahat bir alternatif olacaktır.
8. Toplantıları olabildiğince kısa tutun
Kısa süreli toplantılarda katılımcılar asıl işe odaklanmaya daha fazla eğilimli olurlar. Zaman kısıtı nedeniyle çok daha hızlı çalışırlar ve gevezeliğe fırsat bulamazlar.
Araştırmalar ideal toplantı süresinin 1 saati geçmemesini gerektiğini söylüyor. Bu araştırmalar sonucunda böylesi toplantılarda insanlar soru sormayı bırakıp sonuç almaya odaklandıkları tespit edilmiştir.
9. Toplantının son 10 dakikasını toplantı genelini özetlemeye ayırın
Toplantının hedefine ulaşabilmesi için, herkesin konuşulanları doğru şekilde algıladığından, kendi rolünü, nasıl ve ne zaman dönüş yapmaları gerektiğini anladığından emin olun.
İşbirliği, başarılı bir iş yaşamının omurgasını oluşturur. Yukarıdaki adımları takip ederek toplantılarınızın daha verimli geçtiğinden ve (sizinki de dahil olmak üzere) herkesin zamanının daha verimli kullanıldığından emin olun.
Kaynak: 9 Ways to Make Sure You Have Effective Meetings – Entrepreneur.com
