Toplantı düzenleme, özellikle iş hayatının vazgeçilmez bir parçası olur. İş hayatı boyunca pek çok toplantı ve pek çok görüşme gerçekleşir. Bunun temel sebebi, iş yerinde çalışan kişilerin kendi aralarında yapacağı koordinasyon çalışmaları olarak söylenebilir. İş yeri içerisindeki iletişim, işin düzgün ve verimli bir şekilde yürüyebilmesinde oldukça etkilidir. Özellikle çok kalabalık iş yerlerinde, bu iletişimin sağlanabilmesi de zor bir hal alabilir. Bu sebeple, yapılacak olan iş toplantıları sayesinde, bu iletişim sorunu da aşılabilir. Yapılacak olan toplantılar, şirkette ulaşılmak istenilen hedeflerin, anlaşılabilmesini sağlar. Efektif toplantılar yapabilmenin de belli başlı yolları olur.
Efektif Toplantı Yapmanın Yolları
1.Toplantının Konu ve Gündemini Belirleme
Efektif toplantı yapmak için öncelikle belirli bir konu ve gündem oluşturmak gerekir. Böylece, başka konulara sapmadan, doğrudan hedefe yönelme şansı yakalanır.
2.Toplantının Akışının Sağlanması
Akabinde, toplantılarda her kafadan bir ses çıkmaması için söz verecek ve yönetecek bir lider seçilebilir. Bu da toplantı düzeni açısından önemli olur. Toplantı esnasında, dikkat dağıtabilecek araçların kapatılması da önemli bir konu olur.
3.Katılımcı Sayısının Belirlenmesi ve Planlama
Şirkette çalışan kişi sayısına özel olarak, 7 kişiyi aşmayacak gruplar ile birlikte toplantı yapmak da verimi arttırır.
4.Toplantı Saati
Toplantıları spesifik saatlere koyarak, geç kalma gibi istenmeyen durumların da önüne geçilebilir.
5.Toplantıda Konuşulanların Raporlanması
Toplantıda konuşulan gündem hakkındaki, gelişen yeni olayları, toplantı katılımcılarına, mesaj yolu ile yollayarak, sürekli toplantı yapma sorunun da kurtulmak mümkün olur. En son aşamada, toplantının bitmesine yakın bir zamanda, genel bir özet yapılarak, toplantıda konuşulan konuların, pekiştirilmesi sağlanabilir.
6.Mekan Belirleme
Toplantı için seçilecek mekanlar da toplantının verimine etki eder. Sadece ofiste değil, çeşitli etkinlik alanlarında da toplantı yaparak, çalışanların ilgisi arttırılabilir.
7.Toplantı Süresinin Belirlenmesi
Yapılacak toplantılar, ne aşırı uzun ne de aşırı kısa olmaması gerekir. İdeal süre aralığını bularak, etkili ve efektif bir toplantı yapılabilir.
8.Online Toplantı Seçeneğinden Yararlanma
Online toplantı, gelişen teknolojiler ile birlikte, önemi artan bir toplantı yapma çeşidi olur. Büyük çaptaki şirketlerin, farklı yerlerde pek çok şubesi bulunur. Bu şubeler arası koordinasyonun sağlanmasında, online toplantıların yeri de büyük olur. Farklı lokasyonlardaki hatta farklı ülkelerdeki şubelerin sürekli olarak fiziken bir araya gelmesi yerine online toplantı yaparak, daha hızlı bir şekilde iletişim sağlanabilir.
9.Uygun Online Toplantı Uygulamasını ve İletişim Aracını Belirleme
Online toplantı uygulamaları sayesinde, hızlı ve pratik bir iletişim sağlanması, işlerin de bir o kadar hızlı yürüyebilmesine olanak tanır. Yine bir lider eşliğinde, söz hakkı alarak, etkili bir toplantı yapılabilir. Telefon, bilgisayar, tablet gibi pek çok iletişim aracı sayesinde, toplantılar, bulunulan her ortamda yapılabilme imkanı verir. Bu sayede, zaman ve mekan fark etmeksizin her an online toplantıların yapılabilmesi de mümkün hale gelir. Evden çalışma yöntemini kullanan şirketler açısından da online toplantıların önemi büyük olur. Evde çalışan kişiler ile şirketleri arasındaki iletişim de böylece sağlanabilir.
